En ERP-brancheløsning der sparer virksomheden over 80 arbejdstimer om måneden
Udgangspunktet
Ingvard Madsen er et firma med over 50 års erfaring i salg og reparation af alt inden for skov, park og havemaskiner. Virksomheden henvender sig både til private kunder og til erhvervsdrivende.
Ingvard Madsen opererer med en fysisk såvel som en online butik. Udover salget af nye produkter inkluderer sortimentet også et omfattende udvalg af brugte maskiner. Med eget værksted tilbyder de desuden maskineftersyn og servicereparationer.
Visionen for digitalisering og automatisering
Visionen var at implementere en brancheløsning, der kunne understøtte virksomhedens komplekse forretningsprocesser. Formålet med digitalisering og automatisering af arbejdsgange var at kunne spare en halv mand i administrationen.
“Jeg begyndte at undersøge markedet for brancheløsninger, der kunne løse udfordringerne, men fandt ikke noget, der rigtigt passede ind i firmaets forretningsgange,” siger Peter Madsen, indehaver.
Manglende funktionalitet
De systemer, som Ingvard Madsen anvendte, var meget gammeldags og manglede en masse funktioner, der kunne understøtte dagligdagen. Det resulterede i spildtid og besvær med at håndtere administrative processer og at arbejde struktureret med de eksisterende IT-systemer. Nogle af de manglende funktioner omfattede serienummerstyring, lagerstyring og abonnementsstyring.
Derudover manglede der integration mellem systemerne, og der var behov for bedre koordination mellem virksomhedens afdelinger. For at eliminere behovet for flere IT-værktøjer blev det afgørende at finde en løsning, hvor alle data og forretningsprocesser kunne samles på én platform.
En ny brancheløsning der matchede visionen
Indehaveren, Peter Madsen, begyndte at undersøge markedet for brancheløsninger, der kunne løse udfordringerne, men fandt ikke noget, der rigtigt passede ind i firmaets forretningsgange.
I løbet af sin research faldt Peter dog over CRS’ cykelhandlerløsning, hvilket satte gang i dialogen om en skræddersyet løsning til skov-have-park-branchen. Denne opdagelse inspirerede Peter Madsen til at udforske muligheden for at udvikle en branche-specifik løsning i samarbejde med Cloud Retail Systems. Løsningen blev efterfølgende præsenteret for brancheforeningen for Skov-Have-Park, hvor Peter Madsen samtidig var bestyrelsesmedlem.
Innovation i branchen
CRS gik i gang med at udvikle en unik Sapera-løsning i samarbejde med Peter Madsen og Mads Bach fra København Maskinservice, som også er bestyrelsesmedlem i brancheforeningen. Resultatet blev en totalløsning med omfattende moduler som Finans, POS, Lagerstyring, Webshop, Ordrestyring.
Denne løsning er en af de første Sapera-brancheløsninger, Cloud Retail Systems har udviklet, og den allerførste brancheløsning til skov-have-park.
De nye moduler og funktioner
1
Serievarer
Serievarer/serienummerstyring har været særligt afgørende, da det giver mulighed for at spore individuelle varer og effektivisere service- og reparationsprocesser.
”En af de mest nyttige funktioner, som vi er glade for, er ”Egovarestyring”-funktionen (serievarer-funktion) og ordrestyring,” fremhæver Peter Madsen. “Serievare-funktionen gør det muligt for os at få fuldt overblik over serievarens historik, lagerbevægelser, finansposteringer, omkostninger mm. Det har skabt god struktur og et stort overblik, samtidig med at det har forbedret vores kundeservice. Denne funktion gør det nemlig også muligt at påminde kunden om, at det er tid til serviceeftersyn.”
2
Reservedelstegninger koblet på maskiner
“En anden væsentlig funktion for os er, at vi kan koble reservedelstegninger på vores maskiner, som så herefter følger maskinen fremadrettet. Det betyder en stor tidsmæssig besparelse for os, når vi efterfølgende skal servicere eller reparere en maskine. Vi har reservedelstegningen liggende på varen i systemet, så vi ikke skal bruge tid på at fremsøge tegninger. På den måde har vi fået effektiviseret vores forretningsgange, lidt på samme måde som man har gjort i årevis inden for autobranchen. De sparer meget tid på den konto,” forklarer Peter Madsen.
3
Statistikmodul
Statistikmodul/salgshitliste gør det muligt for sælgere og ledelsen at få bedre indsigter og tage datadrevne beslutninger.
”Denne funktion hjælper os med nemt at få overblik over salg af varer. Man kan sortere efter forskellige kriterier i systemet og også sammenligne fra sidste år og forrige år for at finde tendenserne og få bedre indblik i kundebehov. På en nem måde kan vi se, hvad vi har solgt i år og de sidste år,” siger Peter Madsen.
4
Vareoprettelse
Vareoprettelse har også hjulpet Ingvard Madsen med at effektivisere arbejdsgangene i både den fysiske butik og online. Nu skal virksomheden ikke oprette produkter manuelt i webshop, og webshoppen er altid automatisk opdateret, når der bliver oprettet nye varer i butikken.
5
POS, Finans, Ordrestyring, Lager
Udover de ovennævnte funktioner drager Ingvard Madsen også fordel af de andre moduler. Kassesystem, regnskabsprogrammet, ordrestyringssystemet og lagermodulet er designet til at matche arbejdsgange, behov og præferencer.
“Et hurtigt og nemt lageroverblik åbner op for betydelige effektiviseringsmuligheder. Sapera tilbyder desuden en fremragende oversigt over salg og budget. Systemet og scannerne er yderst hurtige, hvilket sikrer en stabil og effektiv drift i butikken,” tilføjer han.
Et fleksibelt ERP-system
“Vi har haft mulighed for at påvirke, hvordan vores brancheløsning ser ud. At have et fleksibelt ERP-system med god tilpasningsevne har virkelig gjort en forskel for vores forretning,” siger Peter Madsen. “Det er nemt at tilpasse og ændre systemet efter vores behov og hvordan det vises for forskellige brugere og afdelinger – det har været en stor fordel for os.”
Brugertilfredshed og support
Indehaveren, Peter Madsen, udtrykker stor tilfredshed med Sapera-løsningen og CRS’ support: “Vi har brugt løsningen siden 2019, og vi er virkelig glade for den. Den daglige support fra CRS-teamet har været afgørende for en god oplevelse.”
“Selvfølgelig kan der være udfordringer i starten, når man lærer et nyt ERP-system at kende. Men det er en kendsgerning med alle systemer, uanset, hvilket man skifter til. Vi har haft et virkelig godt samarbejde på hele rejsen, og vi er meget tilfredse med både systemet og supporten,” siger Peter Madsen.
Den tilfredse kunde
“Vi sætter pris på at have en samarbejdspartner, der altid er klar til at yde support. Samarbejdet med Cloud Retail Systems har været fremragende, og de har givet os omfattende support både under og efter implementeringen af Sapera. Vi føler os aldrig ladt i stikken.”
”Jeg mener, at vi har fået en brancheløsning, der giver os gode betingelser for at effektivisere vores forretningsgange, og vi har i det hele taget en rigtig god dialog med CRS, også om yderligere udvikling – for på den måde at være på forkant med markedsudviklingen,” Peter Madsen, indehaver.
Gør som Ingvard Madsen
Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om de muligheder, vi kan tilbyde dig.