Da det blev nemmere at skifte system end at lappe på det gamle
Hvem er Frøslev Maskinforretning?
Frøslev Maskinforretning er en over 100 år gammel familieejet virksomhed med rødder som landsbysmedje i Store Heddinge. Gennem generationer har virksomheden, der i dag holder til ved Frøslev på Stevns, udviklet sig fra smedje til en velrenommeret maskinhandler inden for landbrugs- og haveparkmaskiner. Frøslev Maskinforretning er blandt andet autoriseret forhandler af Case IH, Stiga, Echo, Amazone og Krone, og tilbyder salg, service og reservedele til landmænd og private kunder på hele Sjælland.
Et system, der ikke længere holdt
Som mange andre maskinhandlere stod Frøslev Maskinforretning med en udfordring, der er velkendt i branchen: Det gamle system var ustabilt og lukkede ned flere gange om dagen, og især på finansdelen var der rod i tallene. En oprydning i systemet ville reelt bare have været endnu en lappeløsning, der ikke løste de grundlæggende problemer. Den største udfordring var, at systemet ikke havde fulgt med tiden – hverken i forhold til smidighed eller brugervenlighed. Derfor blev konklusionen, at det var både enklere og mere økonomisk at implementere en ny ERP-løsning frem for fortsat at vedligeholde den gamle.
“Vi brugte alt for meget tid på at rydde op i vores egne tal – tid vi hellere ville bruge på kunderne. På et tidspunkt gav det bedre mening at starte forfra med et nyt system end at blive ved med at lappe på det gamle system,” fortæller Tinne Andersen, der står for bogholderiet hos Frøslev Maskinforretning.
Ren data som grundsten – og vejen væk fra dobbeltarbejde
Den største udfordring for Frøslev Maskinforretning var ikke kun selve systemet, men dataen bag det. Alt lå ganske vist i ét system, men blandt andet stemte lagerværdien slet ikke overens med virkeligheden, og manglende overblik over tal og indsigter gjorde det mere besværligt og tidskrævende at drive forretningen. Det er en udfordring, mange i maskinhandlerbranchen kan nikke genkendende til.
“Det vigtigste for os var, at alt hang sammen – finans, værksted, lager og salg. Sådan var det ikke før. Tidligere brugte vi meget tid på at rette fejl og afstemme tal. I dag sker det langt hurtigere, fordi data kun skal registreres én gang,” siger Tinne Andersen.
Fra rod til overblik - Sådan ser hverdagen ud i dag
1
Sapera i daglig brug
Frøslev Maskinforretning hørte om Sapera gennem Dansk Maskinhandlerforening (DM) og fik en tidlig forsmag på løsningen, da Tinne Andersen meldte sig til et Sapera-kursus udbudt af DM – allerede inden virksomheden besluttede sig for at skifte system. I dag bruger Frøslev Maskinforretning en bred del af Saperas funktioner målrettet maskinbranchen: finans, automatisk aflæsning af købsfakturaer, bankafstemning, digital indbakke og arbejdskort.
“Det var rigtig godt at møde folkene bag systemet og få en fornemmelse af, hvordan det fungerede i hverdagen. Jeg er dog siden blevet endnu mere positivt overrasket efter selve skiftet – alle de ting, jeg som bogholder sidder og arbejder med i hverdagen, er blevet lettere,” siger Tinne Andersen.
2
Retvisende lager- og økonomidata
Med Sapera har Frøslev Maskinforretning for første gang fået retvisende lager- og økonomidata, de kan stole på. Fordi oplysningerne nu flyder automatisk på tværs af finans, lager, værksted og salg, slipper medarbejderne for at taste de samme oplysninger ind flere gange – og risikoen for menneskelige fejl falder markant.
”Nu ved vi, hvor vi står. Vi har fået styr på ét fælles datagrundlag, og det giver os et helt andet overblik i hverdagen,” fortæller Tinne Andersen.
3
Support og samarbejde
4
Fremtidsperspektiver
En af virksomhedens bekymringer inden skiftet var, om Sapera kunne håndtere deres omfattende vareregister på over 43.000 varenumre. Den bekymring viste sig at være ubegrundet.
”Vi var bekymrede for, om systemet kunne håndtere alle vores varenumre. Det er slet ikke et problem – systemet arbejder hurtigt og smidigt på trods af vores 43.000 numre. Sapera er samtidig super effektivt til optælling og lagerreguleringer,” fortæller Tinne Andersen.
Nu hvor fundamentet er på plads, kan Frøslev Maskinforretning fokusere på at udvikle forretningen i stedet for at bruge tid på administration. Virksomheden er allerede i gang med at udforske flere af Saperas muligheder, og planen er at tage endnu flere funktioner i brug, efterhånden som forretningen vokser. Samtidig har Sapera i dag funktioner og muligheder, som slet ikke fandtes for bare få år siden – takket være den hastige teknologiske udvikling. Det giver Frøslev Maskinforretning et solidt fundament at bygge videre på.
Anbefalingen til andre maskinhandlere
”Der er stadig flere aspekter af programmet, vi endnu ikke er nået at sætte i gang – det glæder vi os selvfølgelig til. Men allerede nu kan Frøslev Maskinforretning varmt anbefale Sapera til alle medlemmer af Dansk Maskinhandlerforening,” siger Tinne Andersen.
Gør som Frøslev Maskinforretning
Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om de muligheder, vi kan tilbyde dig.