Lovpligtigt eftersyn: Enox erstatter Excel-ark med ét samlet flow i Sapera
Hvem er Enox Gaffeltruck ApS?
Enox Gaffeltruck ApS blev grundlagt i 1984 og er i dag et specialiseret firma med mangeårig erfaring inden for salg, renovering, service og reparation af gaffeltrucks, stablere, løftevogne, fejemaskiner og gulvvaskere. Virksomheden holder til i Køge og leverer nye og brugte gaffeltrucks til kunder i hele Sjælland. Enox er medlem af IFAG (Importører & Fabrikanter af Gaffeltrucks i Danmark) og har siden 2016 været officiel Clark-forhandler. Som en del af servicetilbuddet udfører Enox desuden lovpligtige eftersyn af gaffeltrucks for deres kunder.
Enox Gaffeltruck har fået det lovpligtige eftersyn af gaffeltrucks bygget direkte ind i Sapera
“Vi ønskede at kunne udføre eftersynet i det samme system, som vi bruger til vores øvrige arbejde, frem for i et separat program. I dag ligger hele eftersynet integreret i arbejdskortet i Sapera, og det har gjort en stor forskel for os.”
— Kenneth Ramsøe Dolling, direktør, Enox Gaffeltruck.
Udfordringen: Eftersyn ved siden af systemet
Som gaffeltruckforhandler og -værksted er lovpligtige eftersyn en fast del af hverdagen hos Enox. Før eftersynet blev en del af Sapera, foregik det typisk i Excel eller andre separate skemaer, der efterfølgende skulle håndteres og gemmes et sted for sig selv.
“Vi havde et system, der fungerede fint til det meste, men ikke til selve eftersynet. Det betød, at mekanikeren skulle et andet sted hen for at få eftersynet dokumenteret, og det var ikke altid lige smidigt i en travl hverdag,” fortæller Kenneth Ramsøe Dolling, direktør hos Enox Gaffeltruck.
Fra idé til digitalt eftersynsskema i Sapera
1
Udviklet i tæt samarbejde med Enox
Funktionen er udviklet sammen med Enox, som udfører eftersyn på gaffeltrucks og derfor vidste præcis, hvad en digital løsning skulle kunne. Ønsket var enkelt: et digitalt eftersynsskema, der kunne udfyldes direkte i Sapera, tilpasset både Enox’ egne arbejdsgange på værkstedet og de officielle krav til dokumentation.
Undervejs har Enox testet og finjusteret funktionen, så den afspejler den måde, eftersyn udføres på i praksis – fra første kontrolpunkt til den færdige, godkendte rapport.
“Det har været en fordel at kunne sige, hvordan vi rent faktisk arbejder, og se det blive til en funktion, vi selv bruger hver dag. Vi kan mærke, at løsningen er bygget til virkeligheden på værkstedet og ikke bare til et skema på et stykke papir,” siger Kenneth Ramsøe Dolling.
2
Sådan foregår eftersynet i dag
“I dag udfører vi kontrolprocessen direkte i arbejdskortet i Sapera. Mekanikeren registrerer eftersynet, mens arbejdet udføres – uden at skulle ind i et separat program eller efterfølgende overføre oplysninger manuelt. Kontrolpunkterne gennemgås og udfyldes digitalt, og dokumentationen kobles automatisk til den rigtige maskine, så den altid kan fremvises, hvis Arbejdstilsynet beder om det.
Det betyder heller ingen løse Excel-ark eller PDF’er i mapper og ingen dobbeltregistreringer mellem systemer – alt om maskinen, eftersynet og kunden hænger sammen ét sted. Det er blevet markant nemmere for vores mekanikere,” fortæller direktøren.
3
Support og samarbejde
4
Fremtidsperspektiver
Funktionen til eftersyn er nu tilgængelig for alle virksomheder – herunder maskinhandlere, liftfirmaer og andre servicevirksomheder, der ligesom Enox skal kunne dokumentere lovpligtige eftersyn. For Enox er det en tilfredsstillelse at have været med til at forme en løsning, der nu kommer flere i branchen til gode.
“Det er fedt, at det, vi selv havde brug for, nu er blevet til noget, andre i branchen også kan få glæde af. Vi glæder os til at fortsætte samarbejdet med Sapera og se, hvad der ellers kommer til,” slutter Kenneth Ramsøe Dolling.
Se et eksempel på en eftersynsrapport
Her kan I downloade et anonymiseret eksempel på en eftersynsrapport, som den ser ud, når den er skrevet ud som PDF fra Sapera. Rapporten viser de kontrolpunkter, der gennemgås ved et lovpligtigt eftersyn af en gaffeltruck, og kan gemmes, sendes til kunden eller vises for Arbejdstilsynet.
Gør som Enox Gaffeltruck ApS
Bruger I stadig papirskemaer, Excel-ark eller eksterne systemer til jeres lovpligtige eftersyn? Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om de muligheder, vi kan tilbyde jer.