Kundecase
Løsning: Brancheløsning
Branche: Skov-have-park
En ERP-løsning, der kan håndtere alle forretningsbehov og -aktiviteter i ét centraliseret system
Udgangspunktet
Aagaard Maskiner & Udlejning er en virksomhed, der specialiserer sig inden for maskinudlejning, have- og parkmaskiner, depotrum, arbejdstøj samt trailere.
Kundebase
Deres kundebase inkluderer en bred vifte af kunder, der spænder fra store anlægs- og byggeprojekter til mindre have-, hobby- og renoveringsprojekter, både inden for det private og erhvervslivet.
Forretningsmodel
Deres forretningsmodel omfatter udlejning af maskiner og depotrum samt serviceydelser og salg af varer – såvel online som i fysisk butik. Vi har haft lejlighed til at tale med Kristian Utoft, indehaveren af Aagaard Maskiner & Udlejning.
Forretningsområde
Aagaard Maskiner & Udlejning er en virksomhed, der specialiserer sig inden for maskinudlejning, have- og parkmaskiner, depotrum, arbejdstøj samt trailere. Deres kundebase inkluderer en bred vifte af kunder, der spænder fra store anlægs- og byggeprojekter til mindre have-, hobby- og renoveringsprojekter, både inden for det private og erhvervslivet.
Forretningsmodel
Deres forretningsmodel omfatter udlejning af maskiner og depotrum samt serviceydelser og salg af varer – såvel online som i fysisk butik.
Vi har haft lejlighed til at tale med Kristian Utoft, indehaveren af Aagaard Maskiner & Udlejning.
Visionen for digitalisering og automatisering
For at imødekomme virksomhedens mangfoldige forretningsmodel søgte Aagaard Maskiner & Udlejning en effektiv IT-løsning, der kunne håndtere forskellige processer og samle alle forretningsaktiviteter på én platform. Deres mål var at opnå dybere indsigt, mere nøjagtige data, øget lønsomhed og ikke mindst mere effektive arbejdsprocesser og synkronisering på tværs af afdelinger.
“Vi var på udkig efter en ERP-løsning, der kan håndtere alle forretningsbehov og -aktiviteter i ét centraliseret system.
Kristian Utoft, indehaveren af Aagaard Maskiner & Udlejning havde et klart ønske om et integreret, brugervenligt system, der kunne styre forretningens lager, webshop, økonomi, point of sale (POS) og ordrer, samtidig med at det kunne lette den administrative byrde i deres serviceafdeling. Baseret på tidligere dårlige erfaringer ønskede han ikke mange (dyre) IT-leverandører og et komplekst økosystem af separate systemer.
“Det var afgørende, at vi kunne vedligeholde stamdata på varer samlet på tværs af alle vores butikker.
Kristian Utoft, indehaveren af Aagaard Maskiner & Udlejning havde et klart ønske om et integreret, brugervenligt system, der kunne styre forretningens lager, webshop, økonomi, point of sale (POS) og ordrer, samtidig med at det kunne lette den administrative byrde i deres serviceafdeling. Baseret på tidligere dårlige erfaringer ønskede han ikke mange (dyre) IT-leverandører og et komplekst økosystem af separate systemer.
Største udfordring: Manglende funktionalitet
Virksomheden havde tidligere benyttet et af de mest populære POS-systemer, der imponerede med sine mange spændende funktioner, integrationer og brugervenlige design. Ved første øjekast virkede det som et avanceret og moderne værktøj, der kunne dække forretningens behov for effektivisering. Derudover anvendte de et separat regnskabssystem.
Dog opstod der udfordringer, da virksomheden havde en række områder, der krævede digital transformation og automatisering for at øge effektiviteten. De to separate værktøjer fra forskellige leverandører kunne ikke dække deres behov på tilfredsstillende vis.
Manglende lagerstyring
“Vores gamle systemer var ikke optimale ift. lagerstyring. Vi kunne ikke stole 100% på, om oplysningerne var up-to-date og korrekte i forhold til, hvad vi havde på lager. Disse problemer blev fuldstændig løst med Sapera.”
Manglende abonnementsstyring og udlejningssystem
En anden udfordring, som de tidligere IT-systemer ikke kunne håndtere, var abonnementsstyring og administration af udlejningsaktiviteter. Da udlejning udgør en kernedel i virksomhedens forretningsmodel, var det afgørende at finde en løsning, der kunne håndtere denne forretningsaktivitet effektivt
Løsningen,
der matchede visionen
Et regnskabssystem, der kan meget mere end de tidligere systemer
SAPERA Finans er ikke bare et almindeligt regnskabssystem. Det er en alsidig løsning, skræddersyet til at imødekomme forretningens præferencer samt automatisere arbejdsprocesserne på tværs af afdelinger. Det opfylder de krav, der stilles i den nye bogføringslov, og lige nu afventer det godkendelse fra Erhvervsstyrelsen. Udover at sikre overholdelse af lovgivningen tilbyder SAPERA regnskabssystemet en række nyttige funktioner, der øger indsigt, præcision og lønsomhed.
SAPERA Finans er ikke bare et almindeligt regnskabssystem. Det er en alsidig løsning, skræddersyet til at imødekomme forretningens præferencer samt automatisere arbejdsprocesserne på tværs af afdelinger. Det opfylder de krav, der stilles i den nye bogføringslov, og lige nu afventer det godkendelse fra Erhvervsstyrelsen. Udover at sikre overholdelse af lovgivningen tilbyder SAPERA regnskabssystemet en række nyttige funktioner, der øger indsigt, præcision og lønsomhed.
i forhold til deres tidligere regnskabssystem:
Kristian Utoft har bemærket flere fordele i forhold til deres tidligere regnskabssystem:
Bedre kundeforvaltning:
“SAPERA gør det nemt at holde styr på betalinger og udeståender. Alle oplysninger er tilgængelige ét sted i et brugervenligt system, hvilket eliminerer behovet for at søge i forskellige systemer.”
Abonnementsstyring:
Systemet indeholder også et avanceret abonnementssystem til håndtering af forskellige udlejningsabonnementer og -aktiviteter.
Effektiv varemodtagelse:
Finansmodulet registrerer automatisk, hvor mange varer virksomheden har modtaget og opretter købsfakturaer baseret på det faktiske antal. Dette hjælper med at optimere likviditeten ved at undgå at binde unødvendige midler i varer, der ikke er modtaget.
Købsordrer og -fakturaer:
SAPERA understøtter effektiv behandling af købsordrer og købsfakturaer, hvilket strømliner forretningsprocesserne.
Intelligent indlæsningsværktøj:
Aagaard Maskiner & Udlejning har haft stor gavn af SAPERAs indlæsningsværktøj, der gør det muligt at automatisere processen med at overføre data fra forskellige kilder til SAPERA-systemet. Det har sparet masser af tid og reduceret risikoen for fejl ved manuel indtastning. Værktøjet kan håndtere forskellige typer data og filformater, herunder finansposter, prisopdateringer, banktransaktioner, lageroplysninger og meget mere.
Bedre kundeforvaltning:
“SAPERA gør det nemt at holde styr på betalinger og udeståender. Alle oplysninger er tilgængelige ét sted i et brugervenligt system, hvilket eliminerer behovet for at søge i forskellige systemer.”
Abonnementsstyring:
Systemet indeholder også et avanceret abonnementssystem til håndtering af forskellige udlejningsabonnementer og -aktiviteter.
Effektiv varemodtagelse:
Finansmodulet registrerer automatisk, hvor mange varer virksomheden har modtaget og opretter købsfakturaer baseret på det faktiske antal. Dette hjælper med at optimere likviditeten ved at undgå at binde unødvendige midler i varer, der ikke er modtaget.
Købsordrer og -fakturaer:
SAPERA understøtter effektiv behandling af købsordrer og købsfakturaer, hvilket strømliner forretningsprocesserne.
Intelligent indlæsningsværktøj:
Aagaard Maskiner & Udlejning har haft stor gavn af SAPERAs indlæsningsværktøj, der gør det muligt at automatisere processen med at overføre data fra forskellige kilder til SAPERA-systemet. Det har sparet masser af tid og reduceret risikoen for fejl ved manuel indtastning. Værktøjet kan håndtere forskellige typer data og filformater, herunder finansposter, prisopdateringer, banktransaktioner, lageroplysninger og meget mere.
SAPERA Finans er således mere end bare et almindeligt regnskabssystem; det er en integreret løsning, der optimerer og automatiserer en bred vifte af forretningsprocesser på tværs af afdelinger.
Et tilpasset POS-system med spændende integrationer til lageret, webshoppen, finans- og ordrestyringsværktøjet
SAPERA POS indeholder alle de funktioner, som virksomhedens tidligere POS-system havde, samt yderligere tilpasninger, der imødekommer forretningens specifikke aktiviteter og behov endnu bedre.
En afgørende fordel ved SAPERA POS er dens automatiske integration med de andre SAPERA-moduler. Dette har resulteret i en omfattende digital transformation og åbnet op for automatiseringsmuligheder på tværs af virksomhedens afdelinger.
SAPERA POS indeholder alle de funktioner, som virksomhedens tidligere POS-system havde, samt yderligere tilpasninger, der imødekommer forretningens specifikke aktiviteter og behov endnu bedre.
En afgørende fordel ved SAPERA POS er dens automatiske integration med de andre SAPERA-moduler. Dette har resulteret i en omfattende digital transformation og åbnet op for automatiseringsmuligheder på tværs af virksomhedens afdelinger.
De nye moduler og funktioner, der satte effektiviseringen op i gear
Udover POS og finanssystemet var der behov for yderligere SAPERA-moduler for at optimere driften af forretningen. Effektivisering af arbejdet i flere afdelinger var af afgørende betydning.
“
Efter omhyggelig overvejelse traf vi beslutningen om at implementere SAPERA og SAPERA Webshop. Årsagen var, at de tidligere anvendte IT-systemer viste sig ikke at være tilstrækkelige til effektiv forretningsdrift.
01
Webshop modul
Dette modul sørger for, at virksomhedens webshop altid er opdateret med de seneste oplysninger om varemængder og priser, og det afspejler nøjagtigt lagertallene i de fysiske butikker. Den nemme integration har gjort det muligt for Aagaard Maskiner & Udlejning at automatisere opdateringerne i webshoppen, herunder antallet af varer og priser:
“Saperas Webshop modul har optimeret vores arbejdsgange. Både priser og varemængder er up-to-date i vores webshop – uden at man manuelt skal indtaste opdateringer. Og det er vi meget glade for.”
02
Lagermodul
Lagerstyring blev implementeret for at give virksomheden dybdegående og detaljerede indsigter, hurtige overblik og mulighed for integration med webshoppen, finanssystemet, ordrestyringssystemet og appen. Kristian Utoft glæder sig over, at han nu kan se sit lager afspejlet på webshoppen.
03
Ordremodul
Ordremodulet har været en succes for forretningens salgsaktiviteter. Med skræddersyede arbejdskort kan medarbejderne nemt registrere og få overblik over alle nødvendige oplysninger om produkter, opgaver og kunder.
- De detaljerede arbejdskort inkluderer nyttige funktioner som produkthistorik og stelnumre, hvilket gør registreringen af maskiner nem og giver værdifuld indsigt i køb, salg og reparationer. Registrering af maskiner var en meget besværlig og langsommelig proces, før de fik SAPERA implementeret.
- Kalenderfunktionen i SAPERA er også et udmærket redskab for Aagaard Maskiner & Udlejning, som hjælper dem med planlægning og opgavestyring.
04
Sapera App
App’en er et uvurderligt værktøj for servicefolk såsom mekanikere og reparatører, der nu kan administrere deres arbejde uden at være bundet til en pc. Funktioner som scanning af varer, fakturaer og bilag gør det muligt at indsamle vigtige data hurtigt og nemt, som automatisk synkroniseres med andre systemer som ordremodulet, lagersystemet og regnskabssystemet. Dette optimerer arbejdet for medarbejdere både i serviceafdelingen og i andre afdelinger.
En brancheløsning, der matcher forretningens behov
Vores standardfunktioner i SAPERA-brancheløsningen for skov-, have-, park– og maskinbranchen viste sig at være en perfekt løsning for Aagaard Maskiner & Udlejning. Vores udviklere er altid klar til at tilføje nye funktioner og foretage mindre eller større tilpasninger i systemet. Dog er der i de fleste tilfælde kun behov for mindre justeringer. Dette gjorde det muligt for os at implementere løsningen hos Aagaard Maskiner & Udlejning hurtigt, og virksomheden kunne straks begynde at drage fordel af deres nye system.
Nem implementering, hurtig opstart og solid support fra SAPERA-teamet
Implementeringen af det nye ERP-system har været problemfri og enkel. Vi har blot indlæst alle data, og løsningen blev leveret uden besvær.
Support er altid en afgørende faktor, når man skifter fra gamle IT-systemer til nye. Derfor afholdt vi et fysisk møde med Aagaard Maskiner & Udlejning ved leveringen af systemet. Her blev de grundigt undervist i systemets funktioner og præsenteret for de mange spændende muligheder, som systemet tilbyder for at effektivisere deres arbejdsgange. Som kunde hos SAPERA har virksomheder altid adgang til gratis support, hvor de kan kontakte os ved udfordringer eller spørgsmål.
Den tilfredse kunde:
“
Jeg er ekstremt tilfreds med Sapera og Sapera Webshop. Det nye ERP-system har givet os betydeligt bedre overblik, idet alle vores forretningsoplysninger, finansielle aktiviteter, produkt- og kundedata samt andre relevante data nu er samlet ét sted. Dette har været en enorm fordel, både for mig og for de øvrige medarbejdere, der nu oplever en lettere arbejdsbyrde.
“Jeg er ekstremt tilfreds med Sapera og Sapera Webshop. Det nye ERP-system har givet os betydeligt bedre overblik, idet alle vores forretningsoplysninger, finansielle aktiviteter, produkt- og kundedata samt andre relevante data nu er samlet ét sted. Dette har været en enorm fordel, både for mig og for de øvrige medarbejdere, der nu oplever en lettere arbejdsbyrde.”
Han værdsætter også systemets skalérbarhed, da det kan vokse i takt med virksomheden. Det var afgørende for ham at finde en fremtidssikret løsning, der ikke skulle udskiftes om få år. Han erkender, at SAPERA kontinuerligt forbedres med nye funktioner, der følger med teknologiske fremskridt og ændringer i lovgivningen.
Som Kristian Utoft konkluderer, har implementeringen af SAPERA resulteret i markant effektivisering og tidsbesparelser i virksomheden, hvilket har øget hans indsigt i data og forretningsprocesser:
”Uanset hvad man skifter til, er det en hård overgang at udskifte hele sit IT-system. Men vi er så glade for, at vi skiftede og valgte Sapera. Sammenlignet med vores gamle systemer har Sapera en ekstra kontrol og højere IT-sikkerhed, og det giver os tryghed, at vi har investeret i en fremtidssikret løsning. Vi ved også, at dataene på vores webshop og lager samt fysiske butikker altid passer – og vi er meget glade for denne høje præcision og de indsigter, som systemet giver os.”
Bedst af alt er, at de nu kun har én IT-leverandør at henvende sig til, hvis der opstår udfordringer:
”Vi har haft et rigtig godt samarbejde med Cloud Retail Systems. Det betyder meget, at man altid kan få fat i den rigtige person, der kan besvare tvivlsspørgsmål – både når det gælder ”basis-spørgsmål” og mere komplicerede tekniske spørgsmål. Man har også mulighed for at kontakte supportteamet, der kan løse større opgaver, der kræver tekniske tilpasninger. Men generelt kan jeg sige, at vi ikke har oplevet mange fejl – selvom der kommer opdateringer i systemet, oplever vi ikke, at det ændrer vores dagligdag. Og det er noget, som vi rigtig godt kan lide ved Sapera.”
SAPERA rummer alle deres data og tilbyder forbedret indsigt samt muligheder for digitalisering og automatisering – alt dette til en pris, der ikke overstiger omkostningerne ved deres tidligere systemer.
”For os var det vigtigste at finde en løsning, der er brugervenlig, matcher vores behov og arbejdsgange samt fungerer fint og ikke indeholder fejl. Lige så vigtigt var det at finde en leverandør, der tilbyder gode supportmuligheder, er nem at få fat i og altid er klar til at hjælpe. Derfor er vi meget glade for, at vi har valgt Sapera som vores IT-system og Cloud Retail Systems som vores leverandør,” slutter samtalen med Kristian Utoft.
Ønsker du også at optimere din virksomheds drift? Har du behov for et skræddersyet IT-system, der er tilpasset din branche og forretningsmodel? Og vil du gerne have et system, der ikke kun omfatter POS og regnskab, men også lagerstyring, webshop, ordrestyring og app til serviceafdelingen? Gør som Aagaard Maskiner & Udlejning – kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om de muligheder, vi kan tilbyde dig.
