En ERP-løsning, der kan håndtere alle forretningsbehov og -aktiviteter i ét centraliseret system
Udgangspunktet
Aagaard Maskiner & Udlejning er en virksomhed, der specialiserer sig inden for maskinudlejning, have- og parkmaskiner, depotrum, arbejdstøj samt trailere. Deres kundebase inkluderer en bred vifte af kunder, der spænder fra store anlægs- og byggeprojekter til mindre have-, hobby- og renoveringsprojekter, både inden for det private og erhvervslivet.
Deres forretningsmodel omfatter udlejning af maskiner og depotrum samt serviceydelser og salg af varer – såvel online som i fysisk butik. Vi har haft lejlighed til at tale med Kristian Utoft, indehaveren af Aagaard Maskiner & Udlejning.
Visionen for digitalisering og automatisering
For at imødekomme virksomhedens mangfoldige forretningsmodel søgte Aagaard Maskiner & Udlejning en effektiv IT-løsning, der kunne håndtere forskellige processer og samle alle forretningsaktiviteter på én platform. Deres mål var at opnå dybere indsigt, mere nøjagtige data, øget lønsomhed og ikke mindst mere effektive arbejdsprocesser og synkronisering på tværs af afdelinger.
Indehaveren, Kristian Utoft, havde et klart ønske om et integreret og brugervenligt system, der kunne styre forretningens lager, webshop, økonomi, POS og ordrer, samtidig med at det kunne lette den administrative byrde i deres serviceafdeling.
De største udfordringer
For at skabe vækst og effektiv drift kræves de rette værktøjer. Før overgangen til Sapera oplevede Aagaard Maskiner & Udlejning flere udfordringer, som begrænsede overblikket og effektiviteten i virksomheden.
Manglende funktionalitet
“Den største udfordring var, at vi manglede et ERP-system, hvor alle vores data og forretningsaktiviteter var samlet ét sted. Før implementeringen af Sapera havde vi tre forskellige IT-systemer, der ikke snakkede sammen.” - Kristian Utoft, indehaver.
Virksomheden havde tidligere benyttet et af de mest populære POS-systemer, der imponerede med sine mange spændende funktioner, integrationer og brugervenlige design. Ved første øjekast virkede det som et avanceret og moderne værktøj, der kunne dække forretningens behov for effektivisering. Derudover anvendte de et separat regnskabssystem.
Dog opstod der udfordringer, da virksomheden havde en række områder, der krævede digital transformation og automatisering for at øge effektiviteten. De to separate værktøjer fra forskellige leverandører kunne ikke dække deres behov på tilfredsstillende vis.
Manglende lagerstyring
Effektiv lagerstyring og præcise data er afgørende inden for detailbranchen. Uden et pålideligt lagerstyringsværktøj er det svært at drive forretningen effektivt. For Aagaard Maskiner & Udlejning førte manglende lagerstyring til en række udfordringer, især fordi den fysiske butik ikke var integreret med webshoppen. Et væsentligt problem var, at antallet af tilgængelige varer på lageret og i den fysiske butik ikke blev automatisk opdateret i webshoppen. Dette gjorde webshoppen mindre brugervenlig, og manuel opdatering af varebeholdninger var både tidskrævende og fejlbehæftet. Der opstod et presserende behov for optimering.
“Vores gamle systemer var ikke optimale ift. lagerstyring. Vi kunne ikke stole 100% på, om oplysningerne var up-to-date og korrekte i forhold til, hvad vi havde på lager. Disse problemer blev fuldstændig løst med Sapera.” - Kristian Utoft, indehaver.
Manglende abonnementsstyring og udlejningssystem
En anden udfordring, som de tidligere IT-systemer ikke kunne håndtere, var abonnementsstyring og administration af udlejningsaktiviteter. Da udlejning udgør en kernedel i virksomhedens forretningsmodel, var det afgørende at finde en løsning, der kunne håndtere denne forretningsaktivitet effektivt.
Løsningen der matchede visionen
Sapera Finans er ikke bare et almindeligt regnskabssystem, det er en alsidig løsning, skræddersyet til at imødekomme forretningens præferencer samt automatisere arbejdsprocesserne på tværs af afdelinger. Det opfylder de krav, der stilles i bogføringsloven og er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Udover at sikre overholdelse af lovgivningen tilbyder Sapera regnskabssystemet en række nyttige funktioner, der øger indsigt, præcision og lønsomhed.
Et tilpasset POS-system
Sapera POS indeholder alle de funktioner, som virksomhedens tidligere POS-system havde, samt yderligere tilpasninger, der imødekommer forretningens specifikke aktiviteter og behov endnu bedre.
En afgørende fordel ved Sapera POS er dens automatiske integration med de andre Sapera-moduler. Dette har resulteret i en omfattende digital transformation og åbnet op for automatiseringsmuligheder på tværs af virksomhedens afdelinger.
De nye moduler og funktioner
1
Webshop-modul
Dette modul sørger for, at virksomhedens webshop altid er opdateret med de seneste oplysninger om varemængder og priser, og det afspejler nøjagtigt lagertallene i de fysiske butikker. Den nemme integration har gjort det muligt for Aagaard Maskiner & Udlejning at automatisere opdateringerne i webshoppen, herunder antallet af varer og priser:
“Saperas Webshop modul har optimeret vores arbejdsgange. Både priser og varemængder er up-to-date i vores webshop – uden at man manuelt skal indtaste opdateringer. Og det er vi meget glade for.”
2
Lagermodul
Lagerstyring blev implementeret for at give virksomheden dybdegående og detaljerede indsigter, hurtige overblik og mulighed for integration med webshoppen, finanssystemet, ordrestyringssystemet og appen. Indehaveren, Kristian Utoft, glæder sig over, at han nu kan se sit lager afspejlet på webshoppen.
3
Ordremodul
Ordremodulet har været en succes for forretningens salgsaktiviteter. Med skræddersyede arbejdskort kan medarbejderne nemt registrere og få overblik over alle nødvendige oplysninger om produkter, opgaver og kunder.
De detaljerede arbejdskort inkluderer nyttige funktioner som produkthistorik og stelnumre, hvilket gør registreringen af maskiner nem og giver værdifuld indsigt i køb, salg og reparationer. Registrering af maskiner var en meget besværlig og langsommelig proces, før de fik Sapera implementeret. Kalenderfunktionen i Sapera er også et udmærket redskab for Aagaard Maskiner & Udlejning, som hjælper dem med planlægning og opgavestyring.
4
Sapera App
App’en er et uvumdværligt værktøj for servicefolk såsom mekanikere og reparatører, der med den kan administrere deres arbejde uden at være bundet til en pc. Funktioner som scanning af varer, fakturaer og bilag gør det muligt at indsamle vigtige data hurtigt og nemt, som automatisk synkroniseres med andre systemer som ordremodulet, lagersystemet og regnskabssystemet. Dette optimerer arbejdet for medarbejdere både i serviceafdelingen og i andre afdelinger.
Fordele i forhold til tidligere regnskabssystem
Sapera gør det nemt at holde styr på betalinger og udeståender. Alle oplysninger er tilgængelige ét sted i et brugervenligt system, hvilket eliminerer behovet for at søge i forskellige systemer.
Systemet indeholder også et avanceret abonnementssystem til håndtering af forskellige udlejningsabonnementer og -aktiviteter.
Finansmodulet registrerer automatisk, hvor mange varer virksomheden har modtaget og opretter købsfakturaer baseret på det faktiske antal. Dette hjælper med at optimere likviditeten ved at undgå at binde unødvendige midler i varer, der ikke er modtaget.
Sapera understøtter effektiv behandling af købsordrer og købsfakturaer, hvilket strømliner forretningsprocesserne.
Aagaard Maskiner & Udlejning har haft stor gavn af Saperas indlæsningsværktøj, der gør det muligt at automatisere processen med at overføre data fra forskellige kilder til Sapera-systemet. Det har sparet masser af tid og reduceret risikoen for fejl ved manuel indtastning. Værktøjet kan håndtere forskellige typer data og filformater, herunder finansposter, prisopdateringer, banktransaktioner, lageroplysninger og meget mere.
Matcher forretningens behov
Vores standardfunktioner i Sapera-brancheløsningen for skov-, have-, park– og maskinbranchen viste sig at være en perfekt løsning for Aagaard Maskiner & Udlejning. Vores udviklere er altid klar til at tilføje nye funktioner og foretage mindre eller større tilpasninger i systemet. Løsningen blev hurtig implementeret hos Aagaard Maskiner & Udlejning, og virksomheden kunne straks begynde at drage fordel af deres nye system.
Hurtig opstart og solid support
Implementeringen af det nye ERP-system har været problemfri og enkel. Support er altid en afgørende faktor, når man skifter fra gamle IT-systemer til nye. Derfor afholdt vi et fysisk møde med Aagaard Maskiner & Udlejning ved leveringen af systemet – de blev grundigt undervist i systemets funktioner og mange spændende muligheder. Som kunde hos Sapera har virksomheder altid adgang til gratis support, hvor de kan kontakte os ved udfordringer eller spørgsmål.
Den tilfredse kunde
“Jeg er ekstremt tilfreds med Sapera og Sapera Webshop. Det, at al data nu er samlet ét sted, har lettet arbejdsbyrden for hele teamet. Selvom det altid er en stor omstilling at skifte IT-system, er vi meget glade for, at vi valgte Sapera. Systemet giver ekstra kontrol, højere IT-sikkerhed og en fremtidssikret løsning, hvor data på webshop, lager og fysiske butikker altid stemmer, og præcisionen og indsigterne betyder meget for os.
Samarbejdet med CRS har været rigtig godt. Det er vigtigt for os, at vi altid kan få fat i support – uanset kompleksiteten af spørgsmålene. Vi oplever få fejl, og selv ved opdateringer påvirkes vores drift ikke, hvilket vi sætter stor pris på. For os var det afgørende at få en brugervenlig og stabil løsning med god support. Derfor er vi meget glade for valget af Sapera.”
Gør som Aagaard Maskiner & Udlejning
Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om de muligheder, vi kan tilbyde dig.